I libri sociali (per i quali non esiste l’obbligo di preventiva vidimazione presso un notaio) possono essere tenuti con vari criteri: su supporto elettronico o cartaceo in libri rilegati, in fogli singoli, in rubriche o schedari. Essi sono:
- Il libro dei soci nel quale devono risultare i dati anagrafici di ogni iscritto. Ai fini della legge sulla privacy si consiglia di acquisire il consenso scritto dei soci anche se i dati raccolti non vengono diffusi all’esterno. Il libro dei soci deve essere puntualmente aggiornato in quanto attesta l’appartenenza all’associazione, e deve essere in libera consultazione a tutti gli iscritti. Il documento riveste un’importanza fondamentale ai fini fiscali per le associazioni che svolgono attività a pagamento per i soci (es.: circolo ricreativo con bar), in quanto è la base di tutto il regime agevolato delle attività “non commerciali” (art. 148, § 8 del Testo Unico sulle Imposte sui Redditi ‘TUIR’).
- Il libro dei verbali delle assemblee dei soci in cui riportare i resoconti delle assemblee, compresa quella costitutiva, con allegati l’atto costitutivo e lo statuto. L’assemblea ordinaria va tenuta entro il termine previsto dallo statuto, soprattutto per l’approvazione del rendiconto economico annuale. I verbali delle assemblee devono essere firmati dal presidente e dal segretario. Si consiglia di allegare ad ogni verbale un foglio presenze firmato dai partecipanti all’assemblea al fine di attestarne la reale presenza. Anche questo libro deve essere in libera visione a tutti i soci.
- Il libro dei verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo in cui riportare i resoconti delle riunioni di tale organo, la descrizione sintetica degli argomenti trattati, le decisioni prese e l’esito delle votazioni se all’unanimità o a maggioranza. In quest’ultimo caso i consiglieri dissenzienti possono far mettere a verbale il loro voto contrario, specialmente per limitare la loro responsabilità in caso di danni per l’associazione. I verbali devono essere firmati dal presidente e dal segretario. Questo libro non è in libera visione ai soci in quanto può contenere argomenti riservati.
- Il libro dei verbali del Collegio Sindacale (o dei Revisori). Il Collegio Sindacale è un organo facoltativo che, se istituito, può redigere verbali in corso d’anno per certificare la propria attività di controllo, in genere ogni trimestre. Il verbale più importante è quello che deve accompagnare il rendiconto economico annuale. Tale libro non è in libera visione ai soci in quanto può contenere argomenti riservati.